¿Conoces los permisos para crear una empresa de limpieza en los Estados Unidos? Como emprendedor es importante informarse bien de las disposiciones legales y burocráticas que se necesitan para constituir formalmente este tipo de negocio.
En esta guía detallaremos todos los permisos, licencias y requerimientos federales, estatales y locales que deberás gestionar para crear y operar tu propia empresa de limpieza en Estados Unidos. Identificaremos también aspectos importantes como regulaciones de seguridad, requisitos para contratar empleados y tipos de seguros necesarios.
Si estás pensando convertirte en empresario de la limpieza en Estados Unidos, esta información te será muy valiosa para comenzar con el pie derecho tu negocio. ¡Manos a la obra!
Permisos para crear una empresa de limpieza: Registro y constitución legal
Para poder operar legalmente en Estados Unidos, lo primero que debes hacer es registrar y constituir formalmente tu empresa, en este caso de limpieza, cumpliendo con los requisitos federales y estatales correspondientes. Enfoca tus esfuerzos en lo siguiente:
- Decide la estructura legal de tu empresa. Puedes constituirla como negocio individual, sociedad o corporación. Cada una tiene sus pros y contras que debes considerar.
- Elige y registra el nombre de la empresa (name Doing Business As) ante las autoridades estatales. Debe ser un nombre único que no esté registrado previamente.
- Tramita un Employer Identification Number (EIN) ante el IRS. Este funciona como número de identificación fiscal federal de la empresa y puede solicitarse en línea.
- Registra la empresa en el estado donde vayas a operar. Aquí te detallarán las licencias y permisos que te corresponde gestionar para operar en ese estado.
- Si tienes empleados, debes tramitar un Federal Employer Identification Number (FEIN) adicional al EIN. Esto es clave para procesar planillas e impuestos federales de tus empleados.
- Redacta una Operating Agreement si tienes socios. Aquí debes detallar la distribución de capital, proceso de toma de decisiones y obligaciones de los socios para con la empresa.
Cumplir con estos pasos asegurará que tu empresa de limpieza quede debidamente constituida y puedas comenzar a operar de manera legal ante las autoridades.
Licencias y permisos para empresas de limpieza a nivel federal
A nivel federal, existen algunas licencias y permisos para crear una empresa de limpieza en Estados Unidos. Explicaremos cada una de ellas y los casos en los que es necesario gestionarlas:
- Licencia de la Comisión Federal de Comunicaciones (FCC). Si instalas o usas equipos de comunicaciones de radiofrecuencia para las operaciones de tu empresa de limpieza, necesitas gestionar esta licencia. Esto se estila menos en la actualidad con la llegada del uso de los celulares, pero era muy común hace algunos años.
- Licencia Federal de Transporte. Si tu empresa realiza transporte interestatal de empleados o materiales podrías necesitar una licencia federal del Department of Transportation. Esta licencia también es necesaria si usas vehículos de carga pesada.
En cuanto a los permisos federales, usualmente no son requeridos a menos que limpies propiedades del gobierno federal. De ser así, asegúrate de solicitar los permisos para empresa de limpieza necesarios a las agencias federales correspondientes.
Además, es esencial cumplir con las leyes federales de salud, seguridad laboral y medioambiente relacionadas a tu trabajo para operar legalmente en los Estados Unidos.
Licencias y permisos para una empresa de limpieza a nivel estatal
Los requisitos para operar legalmente una empresa de limpieza varían dependiendo del estado. Por lo general, se necesitan las siguientes licencias y permisos para crear una empresa de limpieza a nivel estatal:
- Licencia comercial del estado. Es un requisito en la mayoría de los estados, otorgada por la oficina del Secretario de Estado o entidad equivalente.
- Permiso sanitario. Algunos estados requieren un permiso sanitario. Lo emite el Departamento de Salud estatal para garantizar el cumplimiento de normas de higiene y prácticas seguras de limpieza
- Licencia ambiental. Si manejas químicos peligrosos, podrías necesitar una licencia ambiental de la Agencia de Protección Ambiental estatal.
- Permiso de empleador. Algunos estados requieren un permiso de empleador o registro para poder contratar legalmente empleados.
- Registro como contratista. El registro se realiza ante la Junta Estatal de Licencias de Contratistas u oficina equivalente para poder realizar contratos de limpieza en el estado.
- Otras licencias locales. Podrían requerirse en condados o ciudades, como licencias de negocios, permisos de bomberos, entre otros.
Verifica los requisitos particulares de estas licencias en cada una de las oficinas correspondientes. Algunas de ellas son fáciles de gestionar, otras en cambio, exigen ciertos requisitos que debes cumplir.
Licencias y permisos a nivel local
Además de cumplir con requisitos federales y estatales, usualmente se requieren algunas licencias y permisos locales propios de la ciudad:
- Licencia comercial de la ciudad o condado: Otorgada por la oficina de recaudación fiscal o registros comerciales locales.
- Permiso de uso de la propiedad: Si tu empresa tiene una oficina, necesitas este permiso emitido por la municipalidad para uso comercial.
- Certificado de ocupación: Verifica que el espacio físico cumpla con códigos de construcción y regulaciones de zonificación.
- Licencia de bomberos: Requerida si tu oficina tiene sistemas de rociadores, alarmas u otros dispositivos de seguridad contra incendios.
- Permisos sanitarios: Algunas ciudades requieren permisos adicionales a los estatales sobre prácticas seguras de limpieza y manejo de desechos.
- Otras licencias profesionales: Si trabajas en áreas especializadas como limpieza de restaurantes o ductos de calefacción, necesitarás de licencia profesional.
Confirma los requisitos para gestionar los permisos para crear una empresa de limpieza en la oficina del Secretario Municipal o del condado donde constituirás tu empresa.
Seguros y fianzas
Las empresas de limpieza deben contar con algunos seguros y fianzas obligatorios para proteger sus operaciones:
Tipos de seguros necesarios
- Seguro de compensación para trabajadores (workers compensation). Cubre lesiones y accidentes laborales de empleados.
- Seguro de responsabilidad general. Cubre daños a terceros por negligencia o accidentes durante trabajos de limpieza.
- Seguro de auto comercial. Para vehículos de la empresa utilizados para transporte de empleados o equipos.
- Seguro de responsabilidad profesional. Recomendado para cubrir demandas por un trabajo de limpieza realizado incorrectamente.
- Seguro para empresas en casas. Cuando no se tiene oficina comercial y se gestiona la empresa desde casa, se debe adquirir este seguro.
Fianzas requeridas
- Fianza de cumplimiento. Requerida por muchos contratos estatales y federales de limpieza para garantizar el trabajo.
- Fianza de licitación. Podría requerirse para presentar ofertas en licitaciones de contratos públicos.
Contar con estos seguros y fianzas forma parte de una buena gestión de permisos y licencias de tu empresa. Debes investigar qué otra fianza o seguro es necesario gestionar para trabajar en tu localidad.
Regulaciones de seguridad y salud
La limpieza conlleva riesgos importantes para la seguridad y salud, tanto de los empleados como del público en las áreas de trabajo. Por ello, las empresas de limpieza en Estados Unidos deben cumplir con estrictas regulaciones y estándares impuestos por agencias federales y estatales.
Las principales regulaciones se enfocan en los requisitos de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), normas para el uso y almacenamiento de químicos de limpieza y obligaciones de capacitación a empleados sobre seguridad. Veamos más detalles:
Requisitos de OSHA
La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA por sus siglas en inglés) impone varios estándares obligatorios para proteger a los trabajadores en empresas de limpieza:
- Equipo de Protección Personal (EPP). Cascos, guantes, protección auditiva y facial, gafas de seguridad, entre otros.
- Capacitación sobre peligros químicos. Como identificar riesgos en las etiquetas de advertencia de los productos.
- Procedimientos de bloqueo/etiquetado. Para asegurar que maquinarias estén apagadas y no representen peligro durante la limpieza.
- Comunicación de riesgos. Identificar y alertar sobre posibles peligros en las áreas de trabajo.
- Prevención de resbalones, tropezones y caídas. Señalizar superficies húmedas, limpiar derrames rápido.
El incumplimiento de estos estándares puede resultar en multas elevadas y sanciones para la empresa, como por ejemplo la revocación de licencias profesionales. Por ello, es esencial implementar las medidas de seguridad exigidas por OSHA.
Contratación de empleados
La contratación legal de empleados para una empresa de limpieza en Estados Unidos implica cumplir con varios requisitos y regulaciones laborales federales y estatales:
- Verificación de elegibilidad de empleo (Form I-9 del DHS)
- Registro de impuestos estatales y federales
- Pago de sueldos mínimos y horas extra
- Cumplimiento de leyes contra discriminación
- Afiliación a un sistema estatal de compensación para trabajadores
- Contratos laborales según leyes estatales
- Beneficios obligatorios como días por enfermedad y vacaciones anuales
La mayor parte de estos puntos están regidos por la Ley de Normas Justas de Trabajo. Aunque no son un permiso en sí, son requisitos que deben cumplirse para mantener a la empresa en la senda de la legalidad.
Como hemos visto a lo largo de esta guía, crear y operar legalmente una empresa de limpieza en Estados Unidos requiere cumplir con numerosos permisos, licencias y regulaciones a nivel federal, estatal y local. Además, es esencial implementar medidas rigurosas de seguridad y salud ocupacional, obtener los seguros obligatorios, así como seguir los procedimientos adecuados para la contratación de personal.